หน้าหลัก arrow เอกสารวิชาการ arrow เทคนิคการจัดทำแผนพัฒนารายบุคคล

ค้นหาข้อมูล

ร่วมแสดงความคิดเห็น

คุณมีความคิดเห็นอย่างไรเกี่ยวกับเว็บไซต์
 

จำนวนผู้เยี่ยมชม

เทคนิคการจัดทำแผนพัฒนารายบุคคล พิมพ์ อีเมล์

เทคนิคการจัดทำแผนพัฒนาบุคลากรรายบุคคล ตอนที่ 1

(Individual Development Plan : IDPs)

เขียนโดย อาภรณ์ ภู่วิทยพันธุ์

แผนพัฒนาบุคลากรรายบุคคล หรือ Individual Development Plan: IDPs เป็นกรอบหรือแนวทางที่จะช่วยให้พนักงานบรรลุถึงเป้าหมายในสายอาชีพของตนที่เชื่อมโยงหรือตอบสนองต่อความต้องการหรือเป้าหมายในระดับองค์การและหน่วยงาน เป็นแผนปฏิบัติการ (Action Plan) ในรายละเอียดที่จะพัฒนาพนักงานให้ไปสู่เป้าหมายตามที่พนักงาน หน่วยงาน และองค์การต้องการหรือคาดหวังให้เกิดขึ้น

IDPs จึงเป็นขั้นตอนที่ถูกจัดทำขึ้นอย่างเป็นระบบ โดยมีวัตถุประสงค์หลักในการพัฒนาจุดอ่อน (Weakness) และสร้างจุดแข็ง (Strength) ให้มีมากขึ้น ซึ่ง IDPs จะมีลักษณะทั่วไป ดังต่อไปนี้

  • เป็นกระบวนการพัฒนาและเป็นระบบการสื่อสารแบบสองทาง ( Two Way Communication) ซึ่งผู้บังคับบัญชาและพนักงานคนนั้นจะต้องพูดคุยกันถึงเป้าหมายในอาชีพ ( Career Goals) การกำหนดแผนงานเพื่อให้ไปถึงเป้าหมายที่ถูกกำหนดขึ้น รวมทั้งเป็นกระบวนการที่หัวหน้างานจะต้องมีการให้ข้อมูลป้อนกลับ ( Feedback) แก่พนักงานอีกด้วย
  • เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการเชื่อมโยงความต้องการของพนักงานรายบุคคลให้ตอบรับหรือสนองตอบต่อความต้องการในระดับองค์การ พบว่า IDPs ที่ดีจะต้องเป็นแผนในการเพิ่มระดับความสามารถในการทำงานในปัจจุบัน ซึ่งแผนงานที่กำหนดขึ้นนั้นจะต้องช่วยให้พนักงานผู้นั้นประสบความสำเร็จตามเป้าหมายในสายอาชีพของตนและเป้าหมายของหน่วยงานควบคู่กันไป
  • เป็นแผนพัฒนาบุคลากรที่ถูกจัดทำขึ้นบนพื้นฐานของความสามารถที่คาดหวังของตำแหน่งงาน (Expected Competency) เปรียบเทียบกับความสามารถในการทำงานจริงของพนักงานผู้นั้น (Actual Competency) โดยการกำหนดกิจกรรมเพื่อพัฒนาความรู้ความสามารถของพนักงาน เช่น การมอบหมายงาน การจัดฝึกอบรมพนักงาน การให้พนักงานเรียนรู้ด้วยตนเอง การให้คำปรึกษาแนะนำ การเป็นพี่เลี้ยงแก่พนักงาน เป็นต้น
  • เป็นระบบที่จะต้องทำอย่างต่อเนื่องและเป็นขั้นตอน มีการทบทวน ตรวจสอบ และเปลี่ยนแปลงได้ ซึ่ง IDPs ควรมีการทบทวนจากหัวหน้างานและพนักงานอย่างน้อยทุกหกเดือน

การจัดทำ IDPs จึงไม่ใช่กระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Appraisal) เพื่อการเลื่อนตำแหน่งงาน หรือการปรับเงินเดือน และการให้ผลตอบแทนต่าง ๆ แก่พนักงาน แต่ IDPs จะต้องเป็นขั้นตอนหลักที่สำคัญในการพัฒนาพนักงาน มิใช่ถูกกำหนดขึ้นเพื่อให้คุณให้โทษแก่พนักงาน นอกจากนี้ IDPs มิใช่แผนฯ ที่จะรับประกันว่าพนักงานจะมีความก้าวหน้าในสายอาชีพ จะได้รับการเลื่อนตำแหน่งงานต่อไปในอนาคต ซึ่ง IDPs เป็นแผนฯเพื่อเตรียมความพร้อมของพนักงานให้มีคุณสมบัติ ความสามารถ และศักยภาพในการทำงานสำหรับตำแหน่งงานที่สูงขึ้นต่อไป มิใช่แผนงานที่รับรองหรือรับประกันความมั่นคงหรือความก้าวหน้าในตำแหน่งงานของพนักงาน

IDPs จึงถูกกำหนดขึ้นโดยพนักงานกับหัวหน้างานซึ่งเป็นผู้บังคับบัญชาโดยตรงที่จะต้องแจ้งถึงเป้าหมายหรือความคาดหวังที่หัวหน้างานต้องการ ทั้งนี้ IDPs จะต้องเชื่อมโยงความสนใจในอาชีพของพนักงานและความต้องการขององค์การที่มีต่อพนักงานผู้นั้น สำหรับเป้าหมายในการจัดทำ IDPs ขึ้นก็เพื่อ

  • พนักงานจะได้เรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ ในการปรับปรุงการทำงานปัจจุบันให้ดียิ่งขึ้นต่อไป
  • เพิ่มความพึงพอใจในการทำงานให้กับพนักงาน ทำให้พนักงานมีขวัญและกำลังใจในการทำงานมากขึ้น
  • พัฒนาและปรับปรุงผลผลิตขององค์การ และของหน่วยงานให้เพิ่มขึ้น จากการที่พนักงานมีความรู้และความสามารถที่เพิ่มมากขึ้น

แล้วใครจะเป็นผู้กำหนด IDPs : สำหรับบุคคลที่จะมีส่วนร่วมในการกำหนด IDPs นั้นได้แก่

พนักงาน จะรับผิดชอบในการร่างแผนพัฒนาตนเอง การขอคำปรึกษาจากหัวหน้างานเพื่อช่วยเหลือให้พนักงานสามารถพัฒนาตนเองไปสู่สายอาชีพที่ต้องการ รวมถึงการติดตามและยอมรับฟังข้อมูลป้อนกลับจากหัวหน้างานถึงผลการปฏิบัติงาน และความก้าวหน้าในการพัฒนาตนเอง ทั้งนี้พนักงานจะต้องติดตาม หัวหน้างานในการทบทวนแผนฯ โดยอย่างน้อยควรมีการพูดคุยกันเพื่อตรวจสอบและทบทวนแผนฯ อย่างน้อยทุกหกเดือน

หัวหน้างาน หัวหน้างานควรจะเป็นผู้บังคับบัญชาโดยตรงที่ดูแล บริหาร และมอบหมายงานแก่พนักงานผู้นั้นโดยตรง ทั้งนี้หัวหน้างานจะต้องแจ้งถึงความต้องการหรือความคาดหวังที่ต้องการจากพนักงาน รวมถึงการระบุอย่างชัดเจนถึงความสามารถในเรื่องใดที่ต้องการให้พนักงานพัฒนาหรือปรับปรุงตนเอง ซึ่งหัวหน้างานจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องให้ข้อมูลป้อนกลับเกี่ยวกับการพัฒนาและการปรับปรุงตนเองของพนักงาน และหัวหน้างานเองจะต้องช่วยเหลือพนักงานในการสอนและกำหนดแนวทางหรือหนทางที่จะพัฒนาพนักงานให้มีความรู้และความสามารถในการปฏิบัติงาน

ขั้นตอนในการจัดทำ IDPs : การกำหนด IDPs โดยมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อพัฒนาพนักงานนั้น จะมีขั้นตอนหลัก ๆ 4 ขั้นตอน ได้แก่

ขั้นตอนที่ 1 : การประเมินตนเอง ( Self-Assessment )

ขั้นตอนที่ 2 : การประชุมร่วมกันระหว่างพนักงานและหัวหน้างาน (Employee/Manager Meeting )

ขั้นตอนที่ 3 : การสรุปผลและการนำไปปฏิบัติ ( Finalization and Implementation)

ขั้นตอนที่ 4 : การติดตามและทบทวน ( Follow-up and Review)

ขั้นตอนที่ 1: การประเมินตนเอง ( Self-Assessment )

วัตถุประสงค์ : เพื่อจัดทำร่างแผน IDPs ของตัวพนักงานเองที่ใช้ในการพูดคุยกับหัวหน้างานโดยตรง

ก. พนักงานจะต้องตรวจสอบประสบการณ์ในงานที่ทำ การศึกษา การฝึกอบรมและพัฒนา รวมทั้งการสำรวจตนเองถึงจุดแข็งและจุดอ่อนที่จำเป็นจะต้องพัฒนา

ข. พนักงานควรประเมินผลการปฏิบัติในปัจจุบันของตนด้วยความซื่อสัตย์ ทั้งนี้ผลการปฏิบัติงานจะต้องพิจารณาให้ครอบคลุมถึงทักษะและความสามารถหลักที่จำเป็นในการทำงาน ( Competency) รวมถึงผลลัพธ์ของงานที่เกิดขึ้นจริงและสามารถวัดได้เป็นตัวเลข ( Key Performance Indicators : KPIs)

ค. พนักงานควรจัดทำแผนเป้าหมายในการทำงานของตนทั้งเป้าหมายในระยะสั้น (ประมาณ 1-3 ปี) และระยะยาว (ประมาณ 3 ปีขึ้นไป)รวมทั้งแนวทางเพื่อให้ตนไปสู่เป้าหมายตามที่กำหนด เช่น การฝึกอบรมการเรียนรู้ด้วยตนเอง การขอคำปรึกษาจากหัวหน้างานและผู้อื่น เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 2: การประชุมร่วมกันระหว่างพนักงานและหัวหน้างาน (Employee/Manager Meeting )

วัตถุประสงค์ : เพื่อตกลงร่วมกัน ( Mutual Commitment) ระหว่างหัวหน้างานโดยตรงกับตัวพนักงานเองถึงแผนพัฒนาพนักงานที่ได้จัดทำขึ้น

ก. พนักงานควรหาโอกาสที่จะนัดหมายกับหัวหน้างานโดยตรงเพื่อพูดคุยและปรึกษาหารือถึงแผนพัฒนาที่ตนเองได้จัดทำขึ้นสำหรับประเด็นที่ควรจะพูดคุยและตกลงกันนั้นควรครอบคลุมถึงเป้าหมายในการทำงานของพนักงาน จุดแข็งและจุดอ่อนของพนักงาน ( strengths and weaknesses) หน้าที่ความรับผิดชอบในงานปัจจุบัน ระยะเวลาในการพัฒนา งบประมาณที่จะต้องใช้ และโอกาสในการเรียนรู้ที่หัวหน้างานสามารถช่วยเหลือพนักงานได้ โดยหัวหน้างานสามารถจัดทำรูปแบบหรือ Template เพื่อจัดเก็บข้อมูล ดังต่อไปนี้

ชื่อ สุดสวย นามสกุล สุขสมหวัง

ตำแหน่งงานปัจจุบัน ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายขาย

เป้าหมายระยะสั้น อยากเป็นผู้จัดการฝ่ายขาย

เป้าหมายระยะยาว อยากเปิดร้านขายหนังสือ

จุดแข็ง

จุดอ่อน

หน้าที่งานปัจจุบัน

ระยะเวลาใน การพัฒนา

งบประมาณ

โอกาสในการเรียนรู้ จากหัวหน้างาน

- การวางแผนงาน

- การสื่อสารด้วยวาจา

- ความคิดสร้างสรรค์

- ความเป็นผู้นำ

1. จัดทำแผนการหา

ลูกค้าใหม่และออก

เยี่ยมเยียนลูกค้าเก่า

2. ควบคุมทีมงาน

ขายให้ขายสินค้าได้

ตามเป้ายอดขาย

ความคิดสร้างสรรค์

- มค. ถึง มิย.48

ความเป็นผู้นำ

- มค. ถึง ธค. 48

ความคิดสร้างสรรค์

- อบรมเรื่อง ความคิดสร้างสรรค์ ” 5,000 บาท

ความเป็นผู้นำ

- อบรมเรื่อง พัฒนาผู้นำสู่ความเป็นเลิศ ” 9,000 บาท

ความคิดสร้างสรรค์

- การมอบหมายงาน

- การสอนงาน

ความเป็นผู้นำ

- การให้คำปรึกษา

- การสอนงาน

ข. หัวหน้างานควรสอนพนักงาน ให้ข้อมูลต่าง ๆ ที่เป็นประโยชน์แก่พนักงาน รวมถึงการมอบหมายงานที่ท้าทายเพื่อให้พนักงานรับผิดชอบ การพูดคุยกันถึงความก้าวหน้าในงานของตน ( Career Paths) เมื่อพนักงานทำงานอยู่ในองค์การ ความคาดหวังที่หัวหน้างานต้องการจากพนักงานซึ่งควรระบุทั้งความสามารถ ( Competency) และผลลัพธ์ที่วัดเป็นตัวเลขได้ ( Key Performance Indicators : KPIs) รวมถึงระยะเวลาในการพัฒนาและปรับปรุงตนเองของพนักงาน

ขั้นตอนที่ 3: การสรุปผลและการนำไปปฏิบัติ (Finalization and Implementation)

วัตถุประสงค์ : เพื่อสรุปผลข้อตกลงและติดตามผลจากการนำ IDPs ไปปฏิบัติ

ก. พนักงานควรปรับเปลี่ยนข้อมูลและจัดทำ IDPs ในช่วงสุดท้าย ทั้งหัวหน้าและพนักงานควรลงลายมือชื่อร่วมกันในแผน IDPs ที่จัดทำขึ้นนี้ และพนักงานเองควรเก็บรักษาต้นฉบับของ IDPs และสำเนาส่งให้หัวหน้างานเก็บรักษาไว้

ข. พนักงานจะต้องนำแผน IDPs ที่กำหนดขึ้นนี้ไปปฏิบัติ โดยการเข้ารับการฝึกอบรมในหลักสูตรที่ได้กำหนดขึ้นไว้ในแผน IDPs รวมถึงการยอมรับและปฏิบัติตามกิจกรรมพัฒนาต่างๆ ที่ได้กำหนดขึ้นตลอดจนการพูดคุยกับหัวหน้างานเป็นระยะในการพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง

ขั้นตอนที่ 4: การติดตามและทบทวน (Follow-up and Review)

วัตถุประสงค์ : เพื่อจัดทำแผน IDPs ให้เป็นระบบ และสนับสนุนต่อการพัฒนาสายอาชีพ (Career Development) ตามความต้องการและความจำเป็นของพนักงาน

ก. พนักงานควรทบทวนแผน IDPs ด้วยการนัดประชุมกับหัวหน้างานเป็นระยะทุกหกเดือน เพื่อชี้แจงความก้าวหน้าและการเปลี่ยนแปลงแผนงานต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น

สรุปว่า การจัดทำ IDPs นั้นเป็นกระบวนการและขั้นตอนสำคัญอย่างหนึ่งที่หัวหน้างานควรจัดทำขึ้น โดยต้องผูกมัดและทำเป็นข้อตกลงร่วมกันระหว่างหัวหน้าและลูกน้องในการหาวิธีการเพื่อพัฒนาความสามารถของลูกน้อง ซึ่งหัวหน้างานควรให้เวลาในการพัฒนา ติดตาม และตรวจสอบความสามารถและผลลัพธ์ของงานจากลูกน้องอย่างต่อเนื่องเป็นระยะ หากหัวหน้างานใส่ใจและตั้งใจที่จะพัฒนาศักยภาพและความสามารถของลูกน้อง ดิฉันเชื่อว่าผลงานที่เกิดขึ้นจากทีมงานของท่านย่อมจะเป็นที่โดนใจของผู้บังคับบัญชาของสายงานและองค์การอย่างแน่นอน

ที่มา: http://www.peoplevalue.co.th/index.php?lay=show&ac=article&Id=539104964&Ntype=19

 
< ก่อนหน้า   ถัดไป >