​เทคนิคการจัดทำแผนพัฒนารายบุคคล

เทคนิคการจัดทำแผนพัฒนาบุคลากรรายบุคคล
(Individual Development Plan : IDPs)

เขียนโดย อาภรณ์ ภู่วิทยพันธุ์

                    แผนพัฒนาบุคลากรรายบุคคล หรือ Individual Development Plan: IDPs เป็นกรอบหรือแนวทางที่จะช่วยให้
      พนักงานบรรลุถึงเป้าหมายในสายอาชีพของตนที่เชื่อมโยงหรือตอบสนองต่อความต้องการหรือเป้าหมายในระดับองค์การ
      และหน่วยงานเป็นแผนปฏิบัติการ (Action Plan) ในรายละเอียดที่จะพัฒนาพนักงานให้ไปสู่เป้าหมายตามที่พนักงาน
      หน่วยงาน และองค์การต้องการหรือคาดหวังให้เกิดขึ้น IDPs จึงเป็นขั้นตอนที่ถูกจัดทำขึ้นอย่างเป็นระบบ โดยมี
      วัตถุประสงค์หลักในการพัฒนาจุดอ่อน (Weakness) และสร้างจุดแข็ง (Strength) ให้มีมากขึ้น ซึ่ง IDPs จะมีลักษณะทั่วไป 
      ดังต่อไปนี้

• เป็นกระบวนการพัฒนาและเป็นระบบการสื่อสารแบบสองทาง (Two Way Communication) ซึ่งผู้บังคับบัญชาและพนักงาน
  คนนั้น จะต้องพูดคุยกันถึงเป้าหมายในอาชีพ (Career Goals) การกำหนดแผนงานเพื่อให้ไปถึงเป้าหมายที่ถูกกำหนดขึ้น
  รวมทั้งเป็นกระบวนการที่หัวหน้างานจะต้องมีการให้ข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) แก่พนักงานอีกด้วย
• เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการเชื่อมโยงความต้องการของพนักงานรายบุคคลให้ตอบรับหรือสนองตอบต่อความต้องการในระดับองค์การ พบว่า IDPs ที่ดีจะต้องเป็นแผนในการเพิ่มระดับความสามารถในการทำงานในปัจจุบัน ซึ่งแผนงานที่กำหนดขึ้นนั้น
  จะต้องช่วยให้พนักงานผู้นั้นประสบความสำเร็จตามเป้าหมายในสายอาชีพของตนและเป้าหมายของหน่วยงานควบคู่กันไป
• เป็นแผนพัฒนาบุคลากรที่ถูกจัดทำขึ้นบนพื้นฐานของความสามารถที่คาดหวังของตำแหน่งงาน (Expected Competency)
  เปรียบเทียบกับความสามารถในการทำงานจริงของพนักงานผู้นั้น (Actual Competency) โดยการกำหนดกิจกรรมเพื่อพัฒนา
  ความรู้ความสามารถของพนักงาน เช่น การมอบหมายงาน การจัดฝึกอบรมพนักงาน การให้พนักงานเรียนรู้ด้วยตนเอง
  การให้คำปรึกษาแนะนำ การเป็นพี่เลี้ยงแก่พนักงาน เป็นต้น
• เป็นระบบที่จะต้องทำอย่างต่อเนื่องและเป็นขั้นตอน มีการทบทวน ตรวจสอบ และเปลี่ยนแปลงได้ ซึ่ง IDPs ควรมีการทบทวน
  จากหัวหน้างานและพนักงานอย่างน้อยทุกหกเดือน

                    การจัดทำ IDPs จึงไม่ใช่กระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Appraisal) เพื่อการเลื่อนตำแหน่งงาน
      หรือการปรับเงินเดือน และการให้ผลตอบแทนต่าง ๆ แก่พนักงาน แต่ IDPs จะต้องเป็นขั้นตอนหลักที่สำคัญในการพัฒนา
      พนักงานมิใช่ถูกกำหนดขึ้นเพื่อให้คุณให้โทษแก่พนักงาน นอกจากนี้ IDPs มิใช่แผนฯ ที่จะรับประกันว่าพนักงานจะมีความ
      ก้าวหน้าในสายอาชีพจะได้รับการเลื่อนตำแหน่งงานต่อไปในอนาคต ซึ่ง IDPs เป็นแผนฯเพื่อเตรียมความพร้อมของพนักงาน
      ให้มีคุณสมบัติ ความสามารถ และศักยภาพในการทำงานสำหรับตำแหน่งงานที่สูงขึ้นต่อไป มิใช่แผนงานที่รับรองหรือ
      รับประกันความมั่นคงหรือความก้าวหน้าในตำแหน่งงานของพนักงาน IDPs จึงถูกกำหนดขึ้นโดยพนักงานกับหัวหน้างาน
      ซึ่งเป็นผู้บังคับบัญชาโดยตรงที่จะต้องแจ้งถึงเป้าหมายหรือความคาดหวังที่หัวหน้างานต้องการ ทั้งนี้ IDPs จะต้องเชื่อมโยง
      ความสนใจในอาชีพของพนักงานและความต้องการขององค์การที่มีต่อพนักงานผู้นั้น สำหรับเป้าหมายในการจัดทำ IDPs
      ขึ้นก็เพื่อ

• พนักงานจะได้เรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ ในการปรับปรุงการทำงานปัจจุบันให้ดียิ่งขึ้นต่อไป
• เพิ่มความพึงพอใจในการทำงานให้กับพนักงาน ทำให้พนักงานมีขวัญและกำลังใจในการทำงานมากขึ้น
• พัฒนาและปรับปรุงผลผลิตขององค์การ และของหน่วยงานให้เพิ่มขึ้น จากการที่พนักงานมีความรู้และ
  ความสามารถที่เพิ่มมากขึ้น

                     แล้วใครจะเป็นผู้กำหนด IDPs : สำหรับบุคคลที่จะมีส่วนร่วมในการกำหนด IDPs นั้นได้แก่ 
                     พนักงาน – จะรับผิดชอบในการร่างแผนพัฒนาตนเอง การขอคำปรึกษาจากหัวหน้างานเพื่อช่วยเหลือให้พนักงาน
      สามารถพัฒนาตนเองไปสู่สายอาชีพที่ต้องการ รวมถึงการติดตามและยอมรับฟังข้อมูลป้อนกลับจากหัวหน้างานถึงผลการ
      ปฏิบัติงาน และความก้าวหน้าในการพัฒนาตนเอง ทั้งนี้พนักงานจะต้องติดตาม หัวหน้างานในการทบทวนแผนฯ โดยอย่างน้อย
      ควรมีการพูดคุยกันเพื่อตรวจสอบและทบทวนแผนฯ อย่างน้อยทุกหกเดือน 
                  หัวหน้างาน – หัวหน้างานควรจะเป็นผู้บังคับบัญชาโดยตรงที่ดูแล บริหาร และมอบหมายงานแก่พนักงานผู้นั้นโดยตรง
      ทั้งนี้หัวหน้างานจะต้องแจ้งถึงความต้องการหรือความคาดหวังที่ต้องการจากพนักงาน รวมถึงการระบุอย่างชัดเจนถึง
      ความสามารถในเรื่องใดที่ต้องการให้พนักงานพัฒนาหรือปรับปรุงตนเอง ซึ่งหัวหน้างานจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องให้ข้อมูล
      ป้อนกลับเกี่ยวกับการพัฒนาและการปรับปรุงตนเองของพนักงาน และหัวหน้างานเองจะต้องช่วยเหลือพนักงานในการสอน
      และกำหนดแนวทางหรือหนทางที่จะพัฒนาพนักงานให้มีความรู้และความสามารถในการปฏิบัติงาน

                 ขั้นตอนในการจัดทำ IDPs : การกำหนด IDPs โดยมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อพัฒนาพนักงานนั้น จะมีขั้นตอนหลัก ๆ
     4 ขั้นตอน ได้แก่ 
                 ขั้นตอนที่ 1 : การประเมินตนเอง (Self-Assessment ) 
                 ขั้นตอนที่ 2 : การประชุมร่วมกันระหว่างพนักงานและหัวหน้างาน (Employee/Manager Meeting ) 
                 ขั้นตอนที่ 3 : การสรุปผลและการนำไปปฏิบัติ (Finalization and Implementation ) 
                 ขั้นตอนที่ 4 : การติดตามและทบทวน (Follow-up and Review)

                 ขั้นตอนที่ 1 : การประเมินตนเอง (Self-Assessment) 
                 วัตถุประสงค์ : เพื่อจัดทำร่างแผน IDPs ของตัวพนักงานเองที่ใช้ในการพูดคุยกับหัวหน้างานโดยตรง 
                 ก. พนักงานจะต้องตรวจสอบประสบการณ์ในงานที่ทำ การศึกษา การฝึกอบรมและพัฒนา รวมทั้งการสำรวจตนเอง
      ถึงจุดแข็งและจุดอ่อนที่จำเป็นจะต้องพัฒนา 
                 ข. พนักงานควรประเมินผลการปฏิบัติในปัจจุบันของตนด้วยความซื่อสัตย์ ทั้งนี้ผลการปฏิบัติงานจะต้องพิจารณา
      ให้ครอบคลุมถึงทักษะและความสามารถหลักที่จำเป็นในการทำงาน (Competency) รวมถึงผลลัพธ์ของงานที่เกิดขึ้นจริง
      และสามารถวัดได้เป็นตัวเลข (Key Performance Indicators : KPIs) 
                 ค. พนักงานควรจัดทำแผนเป้าหมายในการทำงานของตนทั้งเป้าหมายในระยะสั้น (ประมาณ 1-3 ปี) และระยะยาว
      (ประมาณ 3 ปีขึ้นไป) รวมทั้งแนวทางเพื่อให้ตนไปสู่เป้าหมายตามที่กำหนด เช่น การฝึกอบรมการเรียนรู้ด้วยตนเอง การขอ
      คำปรึกษาจากหัวหน้างานและผู้อื่น เป็นต้น

                ขั้นตอนที่ 2 : การประชุมร่วมกันระหว่างพนักงานและหัวหน้างาน (Employee/Manager Meeting) 
                วัตถุประสงค์ : เพื่อตกลงร่วมกัน ( Mutual Commitment) ระหว่างหัวหน้างานโดยตรงกับตัวพนักงานเองถึงแผนพัฒนา
      พนักงานที่ได้จัดทำขึ้น 
                ก. พนักงานควรหาโอกาสที่จะนัดหมายกับหัวหน้างานโดยตรงเพื่อพูดคุยและปรึกษาหารือถึงแผนพัฒนาที่ตนเอง
     ได้จัดทำขึ้นสำหรับประเด็นที่ควรจะพูดคุยและตกลงกันนั้นควรครอบคลุมถึงเป้าหมายในการทำงานของพนักงาน จุดแข็ง
      และจุดอ่อนของพนักงาน (strengths and weaknesses) หน้าที่ความรับผิดชอบในงานปัจจุบัน ระยะเวลาในการพัฒนา
      งบประมาณที่จะต้องใช้ และโอกาสในการเรียนรู้ที่หัวหน้างานสามารถช่วยเหลือพนักงานได้ โดยหัวหน้างานสามารถจัดทำ
      รูปแบบหรือ Template เพื่อจัดเก็บข้อมูล ดังต่อไปนี้

                ข. หัวหน้างานควรสอนพนักงาน ให้ข้อมูลต่าง ๆ ที่เป็นประโยชน์แก่พนักงาน รวมถึงการมอบหมายงานที่ท้าทาย
      เพื่อให้พนักงานรับผิดชอบ การพูดคุยกันถึงความก้าวหน้าในงานของตน ( Career Paths) เมื่อพนักงานทำงานอยู่ในองค์การ
      ความคาดหวังที่หัวหน้างานต้องการจากพนักงานซึ่งควรระบุทั้งความสามารถ ( Competency) และผลลัพธ์ที่วัดเป็นตัวเลขได้
      (Key Performance Indicators : KPIs) รวมถึงระยะเวลาในการพัฒนาและปรับปรุงตนเองของพนักงาน

               ขั้นตอนที่ 3 : การสรุปผลและการนำไปปฏิบัติ (Finalization and Implementation)
               วัตถุประสงค์ : เพื่อสรุปผลข้อตกลงและติดตามผลจากการนำ IDPs ไปปฏิบัติ 
               ก. พนักงานควรปรับเปลี่ยนข้อมูลและจัดทำ IDPs ในช่วงสุดท้าย ทั้งหัวหน้าและพนักงานควรลงลายมือชื่อร่วมกัน
      ในแผน IDPs ที่จัดทำขึ้นนี้ และพนักงานเองควรเก็บรักษาต้นฉบับของ IDPs และสำเนาส่งให้หัวหน้างานเก็บรักษาไว้ 
              ข. พนักงานจะต้องนำแผน IDPs ที่กำหนดขึ้นนี้ไปปฏิบัติ โดยการเข้ารับการฝึกอบรมในหลักสูตรที่ได้กำหนดขึ้นไว้
      ในแผน IDPs รวมถึงการยอมรับและปฏิบัติตามกิจกรรมพัฒนาต่าง ๆ ที่ได้กำหนดขึ้นตลอดจนการพูดคุยกับหัวหน้างาน
      เป็นระยะในการพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง

              ขั้นตอนที่ 4 : การติดตามและทบทวน (Follow-up and Review)
              วัตถุประสงค์ : เพื่อจัดทำแผน IDPs ให้เป็นระบบ และสนับสนุนต่อการพัฒนาสายอาชีพ (Career Development)
      ตามความต้องการและความจำเป็นของพนักงาน 
              ก. พนักงานควรทบทวนแผน IDPs ด้วยการนัดประชุมกับหัวหน้างานเป็นระยะทุกหกเดือน เพื่อชี้แจงความก้าวหน้า
      และการเปลี่ยนแปลงแผนงานต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น

              สรุปว่า การจัดทำ IDPs นั้นเป็นกระบวนการและขั้นตอนสำคัญอย่างหนึ่งที่หัวหน้างานควรจัดทำขึ้น โดยต้องผูกมัด
      และทำเป็นข้อตกลงร่วมกันระหว่างหัวหน้าและลูกน้องในการหาวิธีการเพื่อพัฒนาความสามารถของลูกน้อง ซึ่งหัวหน้างาน
      ควรให้เวลาในการพัฒนา ติดตาม และตรวจสอบความสามารถและผลลัพธ์ของงานจากลูกน้องอย่างต่อเนื่องเป็นระยะ
      หากหัวหน้างานใส่ใจและตั้งใจที่จะพัฒนาศักยภาพและความสามารถของลูกน้อง ดิฉันเชื่อว่าผลงานที่เกิดขึ้นจากทีมงาน
      ของท่านย่อมจะเป็นที่โดนใจของผู้บังคับบัญชาของสายงานและองค์การอย่างแน่นอน 

 ที่มา: http://www.peoplevalue.co.th