กรณีขอออกใบแทนตามหนังสือสำนักงานบังคับคดีฯ ถือได้ว่าเป็นกรณีจำเป็นต้องออกใบแทนตามกฎหมาย เมื่อนำประกาศไปส่งมอบปรากฎว่ากำนันในท้องที่ หมดวาระและไม่มีการตั้งรักษาการกำนันในพื้นที่ ตามกฎหมาย ระเบียบกระทรวงมหาดไทยที่เกี่ยวข้องต่างๆ ผู้ใดมีอำนาจหน้าที่ต้องทำการปิดประกาศแทนและลงนามในหลักฐานการปิดประกาศส่งคืนที่ดินแทนกำนัน