กรณีการออกใบแทนโฉนดที่ดิน (กรณีชำรุด) นั้น ต้องสามารถตรวจสอบข้อความสำคัญ ได้แก่ เลขที่โฉนดที่ดิน ตำแหน่งที่ดิน ชื่อและตราประทับตำแหน่งของผู้ว่าราชจังหวัด และหรือชื่อและตราประจำตำแหน่งของเจ้าพนักงานที่ดินได้ ซึ่งสามารถขอออกใบแทนโฉนดที่ดินใหม่ได้ โดยยื่นคำขอต่อเจ้าพนักงานที่ดินพร้อมซากโฉนดที่ดินแปลงดังกล่าว  เอกสารที่ต้องเตรียม 1. ซากโฉนดที่ดิน 2. บัตรประจำตัวประชาชน 3. สำเนาทะเบียนบ้าน 4. ใบสำคัญการเปลี่ยนชื่อตัว ชื่อสกุล (ถ้ามี) ในกรณีโฉนดที่ดินมีชื่อเจ้าของกรรมสิทธิ์หลายคน หากคนใดติดภารกิจ ไม่สามารถมายื่นคำขอด้วยตนเองได้ สามารถมอบอำนาจให้บุคคลอื่นมาดำเนินการแทนตนได้ โดยมอบอำนาจตามแบบหนังสือมอบอำนาจ (แบบ ท.ด.21) ที่กรมที่ดินกำหนดไว้